Navodilo velja za obračun potnega naloga.

1. V meniju Poslovanje > Potni nalogi izberemo izstavljen potni nalog, za katerega želimo pripraviti obračun.
2. Kliknemo na Stroški in poročilo.
3. Na obračunu stroškov potnega naloga je prikazano predvideno trajanje potovanja, kot smo ga vnesli pri vnosu potnega naloga.
4. Po potrebi popravimo Dejanski čas potovanja, datum in uro odhoda ter datum in uro prihoda. Podatek vpliva na obračun dnevnic.
5. Nato kliknemo Predlagaj obračun.
6. Program predlaga:
   • Dnevnico za izbrano državo in trajanje potovanja.
   • Kilometrino za izbrano relacijo za vnesene kilometre. Kilometrino predlaga samo pri potnem nalogu, kjer je odobrena uporaba zasebnega vozila. 
   • S klikom na Drugi stroški vnesemo stroške povezane s službeno potjo, na primer račun za cestnino, parkirnino, ... 
7. Vnesemo Poročilo.
8. Po končanem vnosu podatkov obračun stroškov službenega potovanja shranimo. Potni nalog dobi status Čaka obračun.

Kilometrina

1. Če je odobrena uporaba zasebnega vozila, program glede na podatke iz relacije predlaga obračun kilometrine. Kilometrina je obračunana po zakonsko določeni vrednosti, ki je vnesena sistemsko.
2. S klikom na Kilometrina lahko popravimo podatke za obračun kilometrine:
   • Relacija.
   • Opis. 
   • Razdalja v km.
   • Cena.
3. Po končanem vnosu podatkov vrstico shranimo. 

Program ne podpira obračuna kilometrine nad uredbo.

Dnevnica

1. Program predlaga vrednost dnevnice za izbrano državo in glede na trajanje službenega potovanja.
2. S klikom na Dnevnica lahko popravimo podatke za obračun dnevnice.
3. v polju Dnevnica od vnesemo datum in uro odhoda na službeno pot.
4. v polju Do dne vnesemo datum in uro prihoda s službene poti.
5. V spustnem seznamu Dnevnica za je predlagana država potovanja. 
6. Določimo, ali je bil delavcu Zagotovljen zajtrk, Zagotovljeno kosilo, Zagotovljena večerja.
7. Če spremenimo število in % obračuna, program samodejno preračuna vrednost dnevnice na domačo denarno enoto.
8. Vnesene podatke shranimo s klikom na Shrani vrstico.

Kako program izračuna vrednost dnevnice?

Vrednost dnevnice program predlaga iz sistema glede na državo potovanja in trajanje službene poti.

Izračun cene dnevnic

Cena dnevnice za službeno pot v domači državi: 

• Cena znižane dnevnice je 35 % od Cene polne dnevnice.
• Cena polovične dnevnice je 50 % od Cene polne dnevnice.
• Cena cele dnevnice je 100 % od Cene polne dnevnice.

Cena dnevnice za službeno pot v tujini: 

• Cena znižane dnevnice je 25 % od Cene polne dnevnice.
• Cena polovične dnevnice je 75 % od Cene polne dnevnice.
• Cena cele dnevnice je 100 % od Cene polne dnevnice.

Izračun števila dnevnic

Če je službena pot v domači državi, potem:

• Če je dnevnica za več kot 24 ur, program izračuna koliko dni in ostanek v urah.
• Za cele dneve ali če je ostanek v urah večji od 12, program obračuna celo dnevnico.
• Če je ostanek v urah med 8 in 12, potem je dnevnica polovična.
• Če je ostanek v urah med 6 in 8, potem je dnevnica znižana.

Če je službena pot ni v domači državi, potem:

• Če je dnevnica za več kot 24 ur, program izračuna koliko dni in ostanek v urah.
• Za cele dneve ali če je ostanek v urah večji od 14, se program obračuna cele dnevnice.
• Če je ostanek v urah med 8 in 14, potem je dnevnica polovična.
• Če je ostanek v urah med 6 in 8, potem je dnevnica znižana.

Izračun % obračuna

Če je službena pot v domači državi:

• 15 %, če je zagotovljen zajtrk pri polovični dnevnici.
• 10 %, če je zagotovljen zajtrk pri celi dnevnici.

Če službena pot ni v domači državi, potem:

• 80 %, če je zagotovljen zajtrk, kosilo in večerja za vse dnevnice.
• 80 %, če je zagotovljen zajtrk in kosilo ali zajtrk in večerja za znižane dnevnice.
• 55 %, če je zagotovljen zajtrk in kosilo ali zajtrk in večerja za polovične dnevnice.
• 45 %, če je zagotovljen zajtrk in kosilo ali zajtrk in večerja za cele dnevnice.
• 0 %, če je zagotovljen zajtrk ali kosilo ali večerja za znižane dnevnice.

Izračun vrednosti dnevnice

• Vrednost znižane dnevnice je zmnožek števila znižanih dnevnic s ceno znižane dnevnice, zmanjšano za odstotek obračuna.
• Vrednost polovične dnevnice je zmnožek števila polovičnih dnevnic s ceno polovične dnevnice, zmanjšano za odstotek obračuna.
• Vrednost cele dnevnice je zmnožek števila celih dnevnic s ceno celo dnevnice, zmanjšano za odstotek obračuna.

Drugi stroški

Drugi stroški so stroški povezani s službeno potjo, za katere nismo prejeli računa, ki vsebuje vse potrebne podatke, da bi ga lahko vnesli v meni Poslovanje > Prejeti računi. Primer takšnega računa je račun za cestnino, tunel, parkirnino, sejemske vstopnice ...

1. Iz spustnega seznama izberemo Vrsto stroška. 
2. V meniju Šifrant > Potni stroški so sistemsko že vneseni stroški za cestnino, parkirnino, strošek prenočišča, druge storitve in ostale stroški  v vezi z delom in vplivajo na knjiženje. 
   • Če na spustnem seznamu ni ustrezne vrste stroške, strošek dodamo s klikom na .
3. Vnesemo Datum nastanka drugega stroška.
4. Vnesemo Opis.
5. Vnesemo Znesek v denarni enoti. V primeru, da to ni domača denarna enota, program prikaže polje s predlaganim tečajem (srednji tečaj Banke Slovenije) in preračuna znesek v domačo denarno enoto glede na vneseni datum nastanka stroška.
6. Po končanem vnosu podatkov vrstico shranimo.

Obračun (knjiženje) potnega naloga in izplačilo stroškov 

Shranjen obračun stroškov potnega naloga vsebuje vse potrebne podatke za izplačilo stroškov.

1. Na shranjenem obračunu stroškov službenega potovanja, to pomeni na potnem nalogu s statusom Čaka obračun, program prikaže gumb Obračunaj. 
   • Če ne vidimo gumba Obračunaj, preverimo ali so bili vneseni stroški službene poti.
   • Prikaz gumba je vezan tudi na pravico obdelave knjigovodstva.
2. S klikom na Obračunaj program pripravi samodejno temeljnico v dvostavnem knjigovodstvu, ki poknjiži obveznost in stroške glede na nastavitve v šifrantu Avtomatični konti in šifrantu Potni stroški.
3. Nalog dobi status obračunan.
4. Pripravimo lahko plačilni nalog.

Statusi potnih nalogov

• Potni nalog ima status Obračunan/v knjigovodstvu v primeru, če temeljnica naloga ni potrjena, temveč je osnutek.
• Potni nalog ima status Obračunan/ni stroškov v primeru, če ni stroškov za obračun (uporaba službenega vozila, ni dnevnic in drugih stroškov).
• Potni nalog ima status Preklican v primeru, če smo potni nalog preklicali.